Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit comment 9410-4668 Québec inc., faisant affaire sous le nom Neo Solution (« nous », « notre », « nos »), collecte, utilise, communique et protège vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (« Loi 25 »).

Cette politique s'applique à tous les utilisateurs de notre plateforme NeoAISolution, incluant notre site web, nos applications et nos services d'intelligence artificielle.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation.

3. Renseignements personnels collectés

Nous collectons les catégories de renseignements personnels suivantes :

4. Moyens de collecte

Nous collectons vos renseignements personnels par les moyens suivants :

Collecte directe

Lors de la création de votre compte, de la soumission de formulaires ou de l'utilisation de nos services.

Collecte automatique

Par des moyens technologiques lors de votre utilisation de la plateforme (journaux de serveur, données de session).

Collecte via des tiers

Par notre fournisseur d'authentification AWS Cognito lors de la connexion à votre compte.

5. Finalités du traitement

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• Fournir nos services d'intelligence artificielle et permettre l'utilisation de la plateforme
• Gérer votre compte et authentifier votre identité
• Améliorer nos services et développer de nouvelles fonctionnalités
• Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir la fraude
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Fournir un support client et répondre à vos demandes
• Mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires (paramètres de provenance associés au compte lors de l'inscription — NEO-0006)

6. Consentement

Nous obtenons votre consentement pour la collecte et l'utilisation de vos renseignements personnels conformément à la Loi 25.

Nous recueillons un consentement explicite pour l'utilisation de nos services d'IA qui traitent vos données.

Votre consentement est obtenu lors de la création de votre compte et de l'acceptation de nos conditions d'utilisation.

Droit de retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour retirer votre consentement, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée ci-dessous. Notez que le retrait du consentement peut limiter ou empêcher l'utilisation de certains services.

7. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes :

• Fournisseur d'infrastructure infonuagique: Amazon Web Services (AWS) — Hébergement de la plateforme et stockage des données
• Fournisseurs de services d'intelligence artificielle: Anthropic, Google AI, OpenAI, xAI — Traitement des requêtes IA et génération de réponses
• Fournisseur d'authentification: AWS Cognito — Authentification et gestion des identités

Ces fournisseurs respectent des normes de sécurité reconnues et détiennent des certifications telles que SOC 2, ISO 27001 et autres standards de l'industrie.

8. Transferts hors Québec

Certains de vos renseignements personnels peuvent être transférés et traités à l'extérieur du Québec.

Les transferts peuvent avoir lieu au Canada (hors Québec) et aux États-Unis, où sont situés certains de nos fournisseurs de services.

Notre infrastructure principale est hébergée dans la région AWS Canada (Central) située à Montréal (ca‑central‑1).

Avant tout transfert, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons que le destinataire offre une protection adéquate des renseignements personnels.

Nous mettons en place des mesures contractuelles et techniques pour assurer un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation québécoise.

9. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

• Données de compte : conservées pendant la durée de votre compte. À la demande de suppression, le compte est désactivé et s'ouvre une fenêtre de récupération de 30 jours pendant laquelle vous pouvez le réactiver ; passé ce délai, les données sont purgées
• Historique des conversations : accessible tant que l'utilisateur ne le supprime pas; la suppression définitive suit le cycle de conservation des données de compte
• Journaux système : 90 jours
• Sauvegardes : 30 jours
• Échanges menés avec le modèle Fable : 30 jours, chez le fournisseur et hors du Canada — une exigence d'Anthropic pour ce modèle, non un choix de notre part (voir la section 10)

À l'expiration de la période de conservation, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

Vous pouvez demander la suppression de vos données en tout temps en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Décisions automatisées et intelligence artificielle

Notre plateforme utilise des technologies d'intelligence artificielle pour fournir ses services. Conformément à l'article 12.1 de la Loi 25, nous vous informons de ce qui suit :

Vos données sont traitées par des systèmes d'intelligence artificielle pour générer des réponses à vos requêtes.

L'IA analyse vos requêtes (prompts) et le contexte fourni (documents joints, historique de conversation) pour générer des réponses pertinentes. Ces réponses sont des suggestions et ne constituent pas des décisions contraignantes.

Vous conservez le contrôle total sur l'utilisation des réponses générées. Aucune décision ayant des effets juridiques ou significatifs n'est prise de manière entièrement automatisée sans intervention humaine.

Les fournisseurs d'IA utilisés sont : Anthropic, Google AI, OpenAI et xAI.

Les données envoyées aux fournisseurs d'IA comprennent : vos requêtes (prompts), le contenu des documents joints à la conversation et le contexte de la conversation.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir des explications sur le fonctionnement général de nos systèmes d'IA et sur la façon dont vos données sont utilisées.

Nous n'acceptons pas que les données envoyées aux fournisseurs d'IA soient utilisées pour entraîner leurs modèles. Les fournisseurs que nous utilisons (via leurs API d'entreprise) s'engagent contractuellement à ne pas conserver vos données et à les traiter uniquement pour générer des réponses à vos requêtes, à l'exception décrite au paragraphe suivant.

Une seule exception à ce qui précède : le modèle Fable. Anthropic le désigne comme « Covered Model » et impose à ce titre une conservation de 30 jours des échanges, partout où ce modèle est offert ; cette conservation a lieu chez le fournisseur, hors du Canada. Pour tous les autres modèles, aucune conservation n'a lieu ailleurs qu'au Canada. Les données ainsi conservées ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles sans autorisation expresse. Fable n'est offert que sur les forfaits payants, et le modèle employé se choisit conversation par conversation : vous gardez la main sur ce qui lui est confié.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos (AES-256)
• Contrôles d'accès basés sur les rôles et principe du moindre privilège
• Journalisation et surveillance des accès aux données
• Infrastructure hébergée sur AWS, certifiée SOC 2, ISO 27001
• Formation du personnel sur la protection des renseignements personnels
• Procédures de réponse aux incidents de sécurité

12. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

Droit d'accès

Obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en recevoir une copie.

Droit de rectification

Faire corriger vos renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques.

Droit à l'effacement

Demander la suppression de vos renseignements personnels lorsqu'ils ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement.

Droit à la portabilité

Recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander leur transfert à un autre organisme. Ce droit s'exerce sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels : le service ne comporte pas, à ce jour, de fonction d'export en libre-service.

Droit d'opposition

Vous opposer à certains traitements de vos renseignements personnels.

Droit de retrait du consentement

Retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à privacy@neoaisolution.com. Une vérification d'identité peut être requise pour traiter votre demande.

Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception. Ce délai peut être prolongé de 30 jours supplémentaires si nécessaire, auquel cas nous vous en informerons.

En cas de refus de votre demande, nous vous en informerons par écrit en vous indiquant les motifs du refus ainsi que les recours disponibles, incluant le dépôt d'une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

13. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de renseignements personnels, ou la perte de ceux-ci.

Nous avons mis en place des procédures pour détecter, signaler et gérer les incidents de confidentialité.

En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons dans les meilleurs délais et nous informerons la Commission d'accès à l'information du Québec.

La notification sera effectuée avec diligence, et au plus tard dans les 72 heures suivant la découverte de l'incident.

Suite à un incident, vous pouvez exercer vos droits d'accès pour vérifier si vos renseignements ont été compromis et demander des mesures correctives.

14. Processus de plainte

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de nous.

Envoyez votre plainte par courriel à privacy@neoaisolution.com en décrivant la nature de votre préoccupation.

Nous accuserons réception de votre plainte dans un délai de 10 jours ouvrables et vous fournirons une réponse dans un délai de 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

15. Commission d'accès à l'information du Québec

La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) est l'organisme responsable de veiller au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la CAI si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels n'ont pas été respectés.

16. Modifications à la politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour d'autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires.

En cas de modification, nous vous en informerons lors de votre prochaine connexion à l'application.

Vous devrez consentir à chaque nouvelle version de la politique de confidentialité pour continuer à utiliser l'application.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette politique.

17. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter :